[:da]
Download en studieerklæringsformular
Som beboer på Nybrogård kollegiet vil du minumum én gang om året blive bedt om at udfylde og indsende en studieerklæring. Studieerklæringen modtager du per brev fra KAB 3 måneder før din lejekontrakt udløber. Denne skal udfyldes og afleveres til sekretariatet senest 14 dage efter, at du har modtaget studieerklæringen.
Navn, adresse og lejligheds/vær.nr.
Den studieerklæring, du modtager fra KAB er på forhånd udfyldt med dit navn, adresse og lejligheds-/værelsesnummer. Den studieerklæring, du kan få udleveret i sekretariatet eller downloade her, skal du selv udfylde med fulde navn, adresse og lejligheds-/værelsesnummer.
Uddannelse og uddannelsesinstitution
Her skal du skrive, hvad din uddannelse hedder samt den uddannelsesinstitution, du tager din uddannelse på. Hvis du som en del af din uddannelse er i et praktikforløb, skal du stadig skrive uddannelsesinstitutionen og IKKE navnet på praktikstedet.
Påbegyndt md/år og forventet afsluttet md/år
Her skal du skrive, hvornår du startede din uddannelse, samt hvornår du forventer at afslutte uddannelsen. Der skelnes mellem bacheloruddannelser og kandidatuddannelser. Er du i gang med din bacheloruddannelse, skal du altså skrive den forventede afslutningsdato på din bacheloruddannelse, også selvom du måske intenderer at læse en kandidatuddannelse derefter.
Vær opmærksom på, at du ikke skal angive den måned du bliver færdig, men måneden efter. Eksempel: Bliver du færdig d. 16. juni 2022, skal du på studieerklæringen skrive juli 2022, og du vil derfor blive forlænget til 1. juli 2022. Årsagen hertil er, at du betragtes som studieaktiv en hel måned ad gangen.
Krydser
Du skal huske at krydse af, om du inden for de sidste 12 måneder har fulgt det foreskrevne uddannelsesforløb og gået til de foreskrevne eksaminer/prøver.
Har du ikke gået på uddannelsen i 12 måneder, skal du sætte krydserne ud fra, om du har overholdt disse to betingelser i den tid, du har gået på din igangværende uddannelse.
Har du ikke fulgt det foreskrevne uddannelsesforløb og gået til eksaminerne/prøverne, skal du udfylde “attestationsblanketten”, som du kan afhente hos KAB.
Dato og underskrift
Her skal angive din egen underskrift samt datoen for, hvornår DU har underskrevet studieerklæringen. Du skriver herved under på, at de oplysninger du har angivet i studieerklæringen er korrekte.
Stempel og underskrift fra uddannelsesinstitutionen
Nederst på studieerklæringen skal din uddannelsesinstitution stemple og underskrive din studieerklæring. Tag kontakt til din uddannelsesinstitutions studieadministration og bed dem stemple og underskrive din studieerklæring eller studiebekræftelse.
Hos nogle uddannelsesinstitutioner kan du downloade en studiebekræftelse direkte fra intranettet (fx fra DTU Inside eller KUs selvbetjening). Hvis du kan vedhæfte en sådan studiebekræftelse, behøver du ikke at få stemplet og underskrevet studieerklæringen. Du skal dog stadig udfylde den øverste del af studieerklæringen og aflevere sammen med studiebekræftelsen fra dit studiested. Dette skyldes, at du kun via studieerklæringen dokumenterer (via de to krydser), at du har fulgt dit foreskrevne uddannelsesforløb og gået til de foreskrevne eksaminer/prøver.
Tidligere har vi bedt om et stempel og en underskrift på studiebekræftelsen: Det gør vi ikke længere pr. marts 2022. Hvis du er i tvivl, så kontakt os endelig.
Læser du enkeltfag på HF, skal du vedlægge en kopi af dine SU-papirer eller et skema med en studievejleders underskrift på, at du har mindst 23 timer ugentligt (17 timer, hvis du har et hjemmeboende barn på under syv år). Supplerer du med fag på gymnasieniveau skal du mindst have 16 timer ugentligt.
Aflevering og godkendelse
Når du har udfyldt din studieerklæring, skal den, samt eventuel studiebekræftelse fra dit studiested, afleveres hos sekretariatet personligt eller i sekretariatets postkasse i H-kælderen. Efter sekretariatet har godkendt studieerklæring, vil du få en forlængelse af din lejekontrakt på op til et år. Hvis du er studerende i mere end et år fra den dato, din lejekontrakt står til at udløbe, vil din lejekontrakt blive forlænget med et år. Afsluttes din uddannelse inden for et år fra den dato, din lejekontrakt står til at udløbe, forlænges din lejekontakt til den måned, du regner med at blive færdiguddannet. En skriftlig bekræftelse på forlængelsen af din kontrakt kommer med posten inden for to til tre uger.
Hvis sekretariatet af den ene eller anden grund ikke kan godkende din studieerklæring, vil sekretariatet enten sende dig en mail eller skrive et brev til dig og lægge det i din postkasse. Her vil du blive gjort opmærksom på årsagen til, at din studieerklæring ikke kan godkendes. Du er selv ansvarlig for at få bragt studieerklæringen i orden inden for senest én uge efter, at du har modtaget brevet fra sekretariatet.
Er du sent ude med at få indleveret din studieerkæring, er det en rigtig god ide at aflevere den personligt i sekretariatets åbningstid. På den måde kan sekretatiatet behandle den med det samme, så den kan blive godkendt eller eventuelle mangler kan blive bragt i orden hurtigst muligt.[:en]
Download a study declaration form
As a resident at the Nybrogård Dormitory, you must hand in a study declaration at least once a year. You’ll recieve the study declaration form from KAB by mail or in your pox box three months before your lease expires. The study declaration form must be filled out and turned in to the secretariat at least 14 days after you recieved it.
In the following, the correct way to fill out your study declaration form is explained. The study declaration form is always in Danish. On the form, the parts that you must fill out are written in Dansh, and in brackets underneath, the words are translated to English.
Navn, adresse og lejligheds/vær. nr.
(Name, address and appartment/room number)
The study declaration form that you recieve from KAB has already your name, address and appartment/room number written. The study declaration form that you can get from the Secretariat, you must fill out with full name, address and appartment/room number yourself.
Uddannelse og uddannelsesinstitution
(Education and education institution)
Here, you have to state what you study (the name of your education program) and where you are studying it (education institution). Education institution means the school or the university where you are studying. If you are currently doing an internship as part of your education program, you should still state your education institution and NOT the place where your internship takes place.
Påbegyndt md/år og forventet afsluttet md/år
(Started month/year and expected completed month/year)
In this part, you must write when you started your education program and when you expect to complete you education program. Bachelor’s degrees and master’s degrees are seen as two different educations which means that you must write those to parts of your education seperately. For example, if you are currently doing your bachelor’s degree, you must write the date that you expect to complete your bachelor’s degree, even if you intend to continue your studies by getting a master’s degree later on.
Please note that you are not supposed to write the month in which you complete the education, but the month after that. For example if you finish June 16th 2022, you can write July/2022, and you will then get your contract extended to July 1st 2022. The reason for this procedure is that you are considered a student for a whole month at a time.
Crosses
In the study declaration it says:
Jeg har indenfor de sidste 12 måneder fulgt de foreskrevne uddannelsesforløb [ ] (sæt kryds) og gået til de foreskrevne eksaminer/prøver [ ] (sæt kryds)In English, this means:
I have within the past 12 months followed the prescribed education procedures [ ] (cross out) and gone to the prescribed exams/tests [ ] (cross out)It is important that you answer this part of the study declaration. If you have studied your education for less than 12 months please cross out if you have fulfilled these conditions in the time you have studied you education.
If you have not followed the prescribed education procedure and gone to exams/tests, you must fill out an “attestationsblanket”, which you can collect at KAB’s website.
Dato og underskrift
(Date and signature)
Here, you write the date and your own signature. You sign hereby that the information you have written in the study declaration are valid.
Stamp and signature from your education institute
On the bottom part of the study declaration, your education institute must stamp and sign the study declaration. Please contact your education insitution’s student administration and ask them to stamp and sign the study declaration form.
Some education institutions allow you to download a confirmation paper from their website (e.g. DTU Inside or KU Self Service). If you hand in this confirmation paper, you will not need a stamp and signature from your institution. If you hand ind a student confirmation paper, you must still fill out and hand in the study declaration as well. The reason being that the study declaration is the only document stating (via the two crosses) that you have in fact been following the prescribed education procedures and gone to the prescribed exams/tests.
If you are currently studying HF single courses, you must attach a copy of your SU-papers or a form from your study adviser stating with a signature that you have at least 23 hours of study activity weekly (17 hours if you have a child living at home below the age of seven). If you are taking on supplementary courses on a high-school educational level, you must attach a copy of your SU-papers or a form from your study adviser stating with a signature that you have at least 16 hours of study activity weekly.
Handing in and getting the study declaration approved
When you have filled out your study declaration, it must be turned in to the secretariat during their opening hours or in their mailbox in the H-basement. When the secretariat has approved the study declaration, you will get an exension of your lease contract of up to one year:
If your study declaration states that you will be enrolled in your studies for at least another year, you will get a one year extension of your lease contract.
If your study declaration states that you will be enrolled in your studies for less than a year to come, your lease contract will be extended to the month that you complete your study program.
The written confirmation of the extention of your lease contract will be mailed to you within two to three weeks.
If the secretariat does not approve your study declaration, they will either send you an email or write you a letter that weill be delivered in your mailbox. The letter will explain why the study declaration cannot be approved and what you you’ll have to do to make it approvable. You then have to correct the study declaration and get it in order within a week from the date that you recieved a letter from the secretariat.
If you are late with handing in your study declaration, we strongly recommend you to turn it in during the opening hours of the secretariat. In this way, it can be processed right away, so that it can be approved or possible lacks can be put in order as fast as possible.[:]